Praktische informatie voor deelnemende bedrijven

Gelieve onderstaande informatie grondig door te nemen en over te maken aan de vertegenwoordigers die aanwezig zullen zijn op de beursvloer.

Locatie


Flanders Expo Gent – Maaltekouter 1 - 9051 Gent

bereikbaarheid - grondplan

WIFI CODE: afstudeerbeurs2024!

Standplaatsen

  • Gelijkvloers Hal 1 → 1 module meet 3m B op 2m D (met uitzondering van de standen van de hoofdpartners, of anders aangevraagd / toegestaan op voorhand) voor de deelnamepakketten bronze, silver en gold
  • Hoofdpartners: 1 module meet 6m B op 2m D (premium)
  • De maximum toegelaten hoogte van de standen bedraagt 3,5m

Elke module wordt voorgemonteerd met standpanelen waarop de bedrijfsnaam en de kleurbolsticker(s) van de sector(en) waaruit gerekruteerd wordt, aangebracht worden.

De afmetingen van de standen dienen gerespecteerd te worden: vlaggen, banners of ander promotiemateriaal mogen de aanpalende standen niet hinderen. Om te allen tijde de veiligheid van de bezoekers te kunnen garanderen, mag de doorstroom in de middengangen niet worden belemmerd.

Indien posters op de panelen worden bevestigd, gelieve ervoor te zorgen dat deze gemakkelijk verwijderbaar zijn, én dat de panelen in dezelfde staat als bij aankomst achtergelaten worden. Wanneer de panelen worden beschadigd, zullen extra kosten worden aangerekend.

Verder voorzien we per module:

  • 1 receptietafel met hoes & 2 barstoelen (voor bronze, gold en premium standen),
  • 1 tafel (80cm x 120cm) & 4 stoelen (silver standen),
  • A4 display met bedrijfslogo, gezochte ervarings- en opleidingsniveau(s),
  • gratis WIFI (met paswoord: afstudeerbeurs2024!),
  • aansluiting elektriciteit (600 watt),
  • 30€ catering tokens voor de bedrijfsvertegenwoordigers (per module),
  • 1 parkeerplaats per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1

Grondplan

Het grondplan met de standenverdeling van Hal 1 kunt u hier bekijken.

De standenindeling voor de Job Market for Young Researchers volgt in februari.

Opbouw

Het opbouwen van de standen kan:

  • De dag vóór het event, woensdag 27 maart 2024, vanaf 15u tot 20u. Verplicht voor alle standhouders die groot materiaal aanleveren en voor professionele standenbouwers.
  • Op donderdag 28 maart 2024 vanaf 7u tot 11u - enkel voor klein materiaal (banners/flyers/gadgets) dat vertegenwoordigers van bedrijven/organisaties zelf meebrengen/kunnen dragen. Alle materiaal dient binnengebracht te worden via ND7 achteraan Hal 1(naast poort 8) of via de foyer vooraan hal 1. Poort 8 gaat op donderdag niet open om de verwarming van de hal mogelijk te maken.

De beurs gaat om 12u (stipt!) open voor de bezoekers. Zorg ervoor dat u tijdig uw stand opzet. Na 11u is het niet meer mogelijk om te laden en te lossen aan ND7 achteraan Hal 1. Enkel via de foyer kan nog klein materiaal binnengebracht worden na 11u. Gelieve hier rekening mee te houden.

Laden & lossen

Alle materiaal dient geleverd/opgehaald te worden via poort 8/ND7 achteraan Hal 1. Zie aanrijdingsplan hieronder:

Om problemen met veiligheid én toegankelijkheid voor laden en lossen te voorkomen, is het enkel mogelijk om te stationeren voor laden en lossen.

WOENSDAG 27 maart: verplicht voor groot materiaal en voor professionele standenbouwers!

Wie opbouwt op woensdag 27 maart, kan vanaf 15u tot 20u laden en lossen via poort 8 en ND7 achteraan Hal 1 (zie aanrijdingsplan hierboven).

DONDERDAG 28 maart

Op donderdag is het enkel mogelijk om klein materiaal mee te brengen tussen 7u en 11u. Alles dient dan binnengebracht te worden via de draaideuren aan de ingang van de foyer aan Hal 1 of ND7 (deur achteraan Hal 1). Vanaf 11u zal het verboden zijn nog te parkeren/stationeren aan ND7, en moeten alle voertuigen verplaatst worden naar PA1(exposantenparking).

Standhouders die zelf klein materiaal meebrengen, kunnen eerst parkeren en zich daarna met het materiaal te voet naar Hal 1 begeven. Jobstudenten zullen standhouders begeleiden naar de stand.

Verloop van de beursdag

Bij aankomst ontvangt u aan de printkiosk aan de ingang van Hal 1 uw persoonlijke naambadge, enkel en alleen wanneer u voorafgaand aan de beurs het daarvoor voorziene digitaal formulier heeft ingevuld. Heeft u het formulier voor de naambadge(s) nog niet ingevuld? Doe het nu (één formulier per persoon): https://afstudeerbeurs.gent/nl/bedrijven/vertegenwoordigers/registreer

Op de stand zal u de volgende items terugvinden:

  • bedrijfstas met bijkomende informatie: wifi code, werkwijze voor het downloaden van cv’s tijdens de beurs, uitleg bij de bezoekersbadge en info/gadgets van deelnemende bedrijven.

Bij aankomst kunt u tot 12u voor uw bedrijf/organisatie de voorziene cateringjetons (€30/stand) ophalen aan de infobalie in de foyer van hal 1. Bedrijven die de cateringjetons niet tijdig komen ophalen, ontvangen deze van een jobstudent na 12u (in dit geval vragen wij u om geduld te hebben). Er kunnen geen extra cateringjetons bijgekocht worden bij de organisatie. U kunt ook zelf elektronisch betalen aan de cateringstand voor standhouders.

  • Vanaf 11.30u zullen er doorlopend broodjes ter beschikking zijn - af te halen aan het catering punt voor standhouders – ingang rechts naast de stand van Howest.
  • 12u tot 18u: de jobbeurzen zijn geopend voor het publiek
  • @18.00u receptie voor standhouders op de eerste verdieping, in de Skylounge Meet.
  • Tussen 18u en 20u blijft de beurs geopend voor bezoekers met interesse in een bijkomende - of een vervolgopleiding. U bent uiteraard welkom om zelf een bezoekje te brengen aan de levenslang leren standen na 18u.

Parkeerregeling

Wij bieden alle deelnemende bedrijven/organisaties 1 gratis parkeerplaats (via voucher op bedrijfsnaam) vlakbij Hal 1 op parking PA3 en PA4. Deze voucher wordt digitaal overgemaakt door Flanders Expo (vanuit parkingflexpo@easyfairs.com) aan het mailadres dat bij registratie voor de beurs werd gebruikt.

Een parkingsteward zal op 28 maart de voucher scannen. De voucher zal na 1 x scannen ongeldig zijn. Bedrijven/organisaties die met meerdere wagens naar de beurs komen, kunnen ter plaatse het bedrag van €10 (elektronisch of gepast cash) betalen aan de steward bij het inrijden van de parking.

Voor problemen/vragen op de dag zelf, kunt u terecht aan de infobalie bij de hoofdingang van hal 1 of contacteert u Dirk Van Hecke 0495/75.71.83

Catering

De ingang van het cateringpunt voor standhouders bevindt zich rechts naast de stand van Howest.

CV's bezoekers

Tijdens de beurs zal het mogelijk zijn om de cv’s van de bezoekers digitaal te verkrijgen op basis van een (QR)code die op de bezoekersbadges is terug te vinden. Bezoekers beslissen zelf of ze deze code al dan niet delen met de aanwezige bedrijven/organisaties.

Om ten volle van deze feature gebruik te kunnen maken, werd een handleiding toegevoegd aan het company dashboard op de afstudeerbeurs website (na inloggen). Gelieve deze handleiding te downloaden en grondig na te lezen.

De cv’s van bezoekers die bij registratie hun toestemming hebben gegeven om het cv te delen, zullen na afloop van de beurs gedownload kunnen worden via het company dashboard op onze website - zoals dat ook bij vorige edities het geval was.

cv’s van bezoekers mogen enkel gebruikt worden voor rekruteringsdoeleinden binnen het bedrijf, en mogen niet verkocht of doorgegeven worden.

Uw bedrijfspagina

De informatie op uw bedrijfspagina wordt geconsulteerd door de bezoekers aan de beurs ter voorbereiding van hun bezoek. U kan uw company profile aanvullen door in te loggen op uw company dashboard met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie

Naambadges standhouders

Bij aankomst ontvangt u aan de printkiosk aan de ingang van Hal 1 uw persoonlijke naambadge, enkel en alleen wanneer u voorafgaand aan de beurs het daarvoor voorziene digitaal formulier heeft ingevuld. Hebt u het formulier voor de naambadge(s) nog niet ingevuld? Doe het nu (één formulier per persoon): https://afstudeerbeurs.gent/nl/bedrijven/vertegenwoordigers/registreer 

Afbouw

Het demonteren van de standen kan:

  • de avond na de beurs vanaf 18u tot 24u (groot materiaal en professionele standenbouwers na 20u)
  • op vrijdag 29 maart vanaf 8u tot 12u

Laden en lossen verloopt opnieuw via poort 8 en ND7 aan de achterzijde van Hal 1. De poort van Hal 1 zal opengaan van zodra er geen bezoekers meer aanwezig zijn in de hal (vanaf 20u).

We wensen jullie een succesvolle deelname aan de afstudeerbeurs / de Job Market for Young Researchers / de Ghent Capital of Technology Corner / Levenslang leren beurs!

Met vriendelijke groet
Valérie, Katrien, Dirk en Lieva

Webbanners - social media templates

Wilt u uw aanwezigheid op de beurs kenbaar maken op uw website of via social media? Hieronder kunt u verschillende templates downloaden door op de afbeelding te klikken en dan via rechtermuisklik --> afbeelding opslaan.

 

webbanner_2024_bedrijvenwebbanner_2024_bedrijven5webbanner_2024_bedrijven10webbanner-2024-bedrijven8webbanner-2024-bedrijvenJMFYR