Praktische informatie voor deelnemende bedrijven

Locatie

Flanders Expo Gent – Maaltekouter 1 - 9051 Gent

bereikbaarheid - grondplan

WIFI CODE: afstudeerbeurs2023!

Standplaatsen

• Gelijkvloers Hal 1 → 1 module meet 3m B op 2m D (met uitzondering van de standen van de hoofdpartners, of anders aangevraagd / toegestaan op voorhand)
• Hoofdpartners: 1 module meet 6m B op 2m D
• De maximum toegelaten hoogte van de standen bedraagt 3,5m

Elke module wordt voorgemonteerd met standpanelen waarop de bedrijfsnaam en de kleurbolsticker(s) van de sector(en) waaruit gerekruteerd wordt, aangebracht worden.

De afmetingen van de standen dienen gerespecteerd te worden: vlaggen, banners of ander promotiemateriaal mogen de aanpalende standen niet hinderen. Om te allen tijde de veiligheid van de bezoekers te kunnen garanderen, mag de doorstroom in de middengangen niet worden belemmerd.

Indien posters op de panelen worden bevestigd, gelieve ervoor te zorgen dat deze gemakkelijk verwijderbaar zijn, én dat de panelen in dezelfde staat als bij aankomst achtergelaten worden. Wanneer de panelen worden beschadigd, zullen extra kosten worden aangerekend.

Verder voorzien we per module:

• 1 receptietafel met hoes & 2 barstoelen (voor de algemene jobmarkt en de Ghent Capital of Technology corner),
• 1 tafel (80cm x 120cm) & 4 stoelen (interuniversitaire Job Market for Young Researchers),
• A4 display met bedrijfslogo, gezochte ervarings- en opleidingsniveau(s),
• gratis WIFI (met paswoord: afstudeerbeurs2023!),
• aansluiting elektriciteit (600 watt),
• 30€ catering tokens voor de bedrijfsvertegenwoordigers (per module),
• 1 parkeerplaats per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1

Grondplan

Het grondplan met de standenverdeling van Hal 1 kunt u hier bekijken.

Opbouw

Het opbouwen van de standen kan:

• De dag vóór het event, woensdag 22 maart 2023, vanaf 15u tot 20u verplicht voor alle standhouders die groot materiaal aanleveren.
• op donderdag 23 maart 2023 vanaf 7u tot 11u - enkel voor klein materiaal (banners/flyers/gadgets) dat de vertegenwoordigers van de stand zelf meebrengen/kunnen dragen.

De beurs gaat om 12u (stipt!) open voor de bezoekers. Zorg ervoor dat u tijdig uw stand opzet. Na 11u is het niet meer mogelijk om te laden en te lossen aan Hal 1 of ND7. Gelieve hier rekening mee te houden.

Laden & lossen

Alle materiaal dient geleverd/opgehaald te worden via poort 8/ND7 achteraan Hal 1. Zie aanrijdingsplan hieronder:

Om problemen met veiligheid én toegankelijkheid voor laden en lossen te voorkomen, is het enkel mogelijk om te stationeren voor laden en lossen.

WOENSDAG 22 maart: ten zeerste aan te raden!

Wie opbouwt op woensdag 22 maart, kan vanaf 15u tot 20u laden en lossen via poort 8 achteraan Hal 1 (zie aanrijdingsplan hierboven).

DONDERDAG 23 maart

Op donderdag is het enkel mogelijk om klein materiaal mee te brengen tussen 7u en 11u. Alles dient dan binnengebracht te worden via de draaideuren aan de ingang van de foyer aan Hal 1 of ND7 (deur achteraan Hal 1). Vanaf 11u zal het verboden zijn nog te parkeren/stationeren aan ND7, en moeten alle voertuigen verplaatst worden naar PA1.

Standhouders die zelf klein materiaal meebrengen, kunnen eerst parkeren en zich daarna met het materiaal te voet naar Hal 1 begeven. Jobstudenten zullen standhouders begeleiden naar de stand.

Verloop van de beursdag

• 8u tot 12u:

Bij aankomst op de stand zal u de volgende items terugvinden:

• bedrijfstas met bijkomende informatie zoals de wifi code (afstudeerbeurs2023!), werkwijze voor het downloaden van cv’s tijdens de beurs en info/gadgets van deelnemende bedrijven;
• enveloppe met de naambadges van de standhouders (indien de namen tijdig werden doorgeseind + enkele blanco badges)

Zodra de stand bemand is, ontvangt u de cateringjetons (€30/stand) van een jobstudent. Hoofdpartners ontvangen de cateringjetons van de organisatoren.

• vanaf 11.30u zullen er doorlopend broodjes ter beschikking zijn - af te halen aan het catering takeaway punt voor standhouders - naast de stand van UGent.
• 12u tot 18u: de beurs is open voor het publiek
• @18.00u feestelijke receptie voor standhouders: op de eerste verdieping, in de Skylounge Meet.

Parkeerregeling

Wij bieden alle deelnemende bedrijven 1 gratis parkeerplaats (via voucher op bedrijfsnaam) vlakbij Hal 1 op parking PA3 en PA4. Deze voucher wordt digitaal overgemaakt door Flanders Expo (vanuit parkingflexpo@easyfairs.com) aan het mailadres dat bij registratie voor de beurs werd gebruikt. Een parkingsteward zal op 23 maart de voucher scannen. de voucher zal na 1 x scannen ongeldig zijn. Bedrijven/organisaties die met meerdere wagens naar de beurs komen, kunnen ter plaatse het bedrag van €10 (elektronisch of gepast cash) betalen aan de steward bij het inrijden van de parking.

Voor problemen/vragen op de dag zelf, kunt u terecht aan de infobalie bij de hoofdingang van hal 1 of contacteert u Dirk Van Hecke 0495/75.71.83

Catering

De catering tokens worden verdeeld door een jobstudent of door een van de organisatoren. Per module wordt een cateringbudget van €30 voorzien. Broodjes, koffie en water kunnen steeds afgehaald worden in het catering takeaway punt voor standhouders. Het cateringpunt voor standhouders bevindt zich rechts naast de stand van UGent.

CV's bezoekers

Tijdens de beurs zal het mogelijk zijn om de cv’s van de bezoekers digitaal te verkrijgen op basis van een (QR)code die op de bezoekersbadges is terug te vinden. Bezoekers beslissen zelf of ze deze code al dan niet delen met de aanwezige bedrijven.

Om van deze nieuwe feature gebruik te kunnen maken, werd een handleiding toegevoegd aan het company dashboard op de afstudeerbeurs website (na inloggen). Gelieve deze handleiding te downloaden en grondig na te lezen!

De cv’s van bezoekers die bij registratie hun toestemming hebben gegeven om het cv te delen, zullen na afloop van de beurs gedownload kunnen worden via het bedrijfsaccount op onze website - zoals dat vroeger reeds het geval was. Cv’s van bezoekers mogen enkel gebruikt worden voor rekruteringsdoeleinden binnen het bedrijf, en mogen niet verkocht of doorgegeven worden.

Uw bedrijfspagina

De informatie op uw bedrijfspagina wordt geconsulteerd door de bezoekers aan de beurs ter voorbereiding van hun bezoek. U kan uw company profile aanvullen door in te loggen met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie.

Naambadges standhouders

Om de naambadges voor de vertegenwoordigers van uw bedrijf aan te maken, vragen wij u ons voor 15 maart 2023 enkele basisgegevens te bezorgen via deze link. Voor elke vertegenwoordiger vult u een apart formulier in. Indien u het formulier niet kunt openen, gelieve dan de gegevens over te maken per e-mail aan Lieva.Grillaert@ugent.be

U dient voor elke aanwezige vertegenwoordiger een apart formulier in te vullen. Het is belangrijk dat u ons de juiste contactgegevens doorseint, zodat wij alle aanwezigen op de beursdag zelf op voorhand de correcte informatie kunnen overmaken.

Gelieve ons de gevraagde gegevens tijdig te bezorgen. Zonder deze gegevens kunnen wij geen badges voorzien en de informatie niet tijdig overmaken aan de aanwezige vertegenwoordigers!

Afbouw

Het demonteren van de standen kan:

• de avond na de beurs vanaf 18u tot 22u
• op vrijdag 24 maart vanaf 8u tot 10u

Laden en lossen verloopt opnieuw via poort 8 aan de achterzijde van Hal 1. De poort van Hal 1 zal opengaan van zodra er geen bezoekers meer aanwezig zijn in de hal.

We wensen jullie een succesvolle deelname aan de afstudeerbeurs / de Job Market for Young Researchers /de Ghent Capital of Technology Corner!

Met vriendelijke groet
Het afstudeerbeurs team/Job Market for Young Researchers team

Webbanners - social media templates

Wilt u uw aanwezigheid op de beurs kenbaar maken op uw website of via social media? Hieronder kunt u 5 verschillende templates downloaden door op de afbeelding te klikken en dan via rechtermuisklik --> afbeelding opslaan.