Praktische informatie voor deelnemende bedrijven

Locatie

Flanders Expo Gent – Maaltekouter 1 - 9051 Gent

bereikbaarheid - grondplan

WIFI netwerk: Afstudeerbeurs Companies

WIFI paswoord: afstudeerbeurs2025!

 

Standplaatsen

• Hal 1, gelijkvloers → 1 module meet 2,98m B (!) op 2m D voor de silver- én gold-deelnamepakketten (tenzij anders aangevraagd én toegestaan voorafgaand aan de beurs). De standen van de hoofdpartners (diamond-deelnamepakket) meten 5,98m B (!) op 2m D.
• De maximum toegelaten hoogte van de standen bedraagt 3,5m
• ! Bedrijven die deelnemen met een bronze-pakket (de Ghent Capital of Technology corner, de North Sea Port Talent corner, en de TechTransfer & Gentrepreneur lane) betrekken een standplaats van 2m B op 2m D.

*Silver- en Gold-pakket

Elke module binnen het silver- en gold-pakket bestaat uit een achterwand en 2 zijwanden. Op één van de zijwanden worden de bedrijfsnaam, het standnummer, en de kleurbolsticker(s) van de sector(en) waarin wordt gerekruteerd, aangebracht.

De panelen dienen in dezelfde staat als bij aankomst achtergelaten te worden. Wanneer de panelen worden beschadigd door restanten van posters, zullen extra kosten worden aangerekend.

*Bronze-pakket

De modules binnen het bronze-pakket (de Ghent Capital of Technology corner, de North Sea Port Talent corner, en de TechTransfer & Gentrepreneur lane) hebben geen achterwand en geen zijwanden. De bedrijfsnaam, het standnummer en de kleurbolsticker(s) van de sector(en) waarin wordt gerekruteerd, worden aangebracht op een A4 display, die zal te vinden zijn op de voorziene statafel.

De afmetingen van de modules dienen gerespecteerd te worden: vlaggen, banners en ander promomateriaal mogen de aanpalende modules niet hinderen. Om te allen tijde de veiligheid van de bezoekers te kunnen garanderen, mag de doorstroom in de middengangen niet worden belemmerd.

We voorzien per module:

• 2 receptietafels met hoes & 4 barstoelen (voor diamond-standen)
• 1 receptietafel met hoes & 2 barstoelen (voor gold- en bronze-standen)
• 1 lage tafel (80cm x 120cm) met tafelloper & 4 stoelen (silver-standen)
• A4 display met bedrijfslogo, gezochte ervarings- en opleidingsniveau(s)
• versterkte WIFI (met paswoord: afstudeerbeurs2025!)
• aansluiting elektriciteit (600 watt)
• 30€ catering voor de bedrijfsvertegenwoordigers in gold-, silver- en bronze-standen; 100€ catering voor de bedrijfsvertegenwoordigers in diamond-standen
• 1 parkeerplaats per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1 voor gold-, silver- en bronze-standen; 5 parkeerplaatsen per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1 voor diamond-standen

Grondplan

Het grondplan van Hal 1 kunt u hier bekijken. 

Opbouw

Het opbouwen van de standen kan:

• de dag vóór het event, woensdag 26 maart, vanaf 15u tot 20u. Verplicht voor alle standhouders die groot materiaal aanleveren én voor professionele standenbouwers. Lossen van materiaal gebeurt via poort 8 en ND7 achteraan Hal 1.

• op donderdag 27 maart, vanaf 7u tot 11u - enkel voor klein materiaal (banners/flyers/gadgets) dat vertegenwoordigers van bedrijven/organisaties zelf meebrengen/kunnen dragen. Alle materiaal dient binnengebracht te worden via ND7 achteraan Hal 1 (naast poort 8) of via de foyer vooraan Hal 1. Poort 8 gaat op donderdag niet open om opwarming van de hal mogelijk te maken.

Vanaf 11u kan enkel nog via de foyer klein materiaal binnengebracht worden. Standhouders kunnen eerst parkeren en zich daarna met het materiaal te voet naar Hal 1 begeven. Jobstudenten zullen standhouders begeleiden naar de stand.

De beurs gaat om 12u (stipt!) open voor de bezoekers. Zorg ervoor dat de stand tijdig (voor 12u) wordt opgezet.

Lossen & laden

Alle materiaal dient geleverd/opgehaald te worden via poort 8/ND7 achteraan Hal 1. Zie aanrijdingsplan hieronder:

 

Om problemen met veiligheid én toegankelijkheid voor lossen en laden te voorkomen, is het enkel mogelijk om te stationeren voor lossen en laden.

Verloop van de beursdag

Bij aankomst ontvangt u aan de printkiosk in de foyer uw persoonlijke naambadge, enkel en alleen wanneer u voorafgaand aan de beurs het daarvoor voorziene digitaal formulier heeft ingevuld. Heeft u het formulier voor de naambadge(s) nog niet ingevuld? Doe het nu (één formulier per bedrijfsvertegenwoordiger): https://afstudeerbeurs.gent/nl/bedrijven/vertegenwoordigers/registreer

Deadline voor het aanvragen van de badge is maandag 10 maart.

In de stand zal u de volgende items terugvinden:

• bedrijfstas met bijkomende informatie: wifi code, werkwijze voor het downloaden van cv’s tijdens de beurs, uitleg bij de bezoekersbadge en info/gadgets van deelnemende bedrijven/organisaties.

U kan op 27 maart tot 12u de voor uw bedrijf/organisatie voorziene cateringvoucher ophalen aan de infobalie in Hal 1. Bedrijven die de cateringvoucher niet tijdig komen ophalen, ontvangen deze op de stand na 12u (in dit geval vragen wij u om geduld te hebben). Er kunnen geen extra cateringvouchers bijgekocht worden. Er kan elektronisch en cash betaald worden aan de cateringstand voor standhouders.

• Vanaf 11.30u zullen er doorlopend broodjes ter beschikking zijn - af te halen in het cateringpunt voor standhouders – ingang rechts naast de stand van Howest.
• 12u tot 19u: de jobbeurzen zijn geopend voor het publiek
• @19.00u receptie voor standhouders op de eerste verdieping, in de Skylounge Meet.

Parkeerregeling

Wij bieden alle deelnemende bedrijven/organisaties binnen de gold-, silver- en bronze-deelnamepakketten 1 gratis parkeerplaats; alle deelnemende bedrijven/organisaties binnen het diamond-pakket 5 gratis parkeerplaatsen vlakbij Hal 1 op parking PA3 en PA4. Deze vouchers op bedrijfsnaam wordt digitaal overgemaakt door Flanders Expo (vanuit parkingflexpo@easyfairs.com) aan het mailadres dat bij registratie voor de beurs werd gebruikt.

Een parkingsteward zal op 27 maart de voucher scannen. De voucher zal na 1 x scannen ongeldig zijn. Bedrijven/organisaties die met meerdere wagens naar de beurs komen, kunnen ter plaatse het bedrag van €10 (elektronisch of cash) betalen aan de steward bij het inrijden van de parking.

Voor problemen/vragen op de dag zelf, kunt u terecht aan de infobalie in Hal 1, of contacteert u Dirk Van Hecke 0477/93.66.04

Catering

De ingang van het cateringpunt voor standhouders bevindt zich rechts naast de stand van Howest.

cv's bezoekers

Tijdens de beurs zal het mogelijk zijn om de cv’s van de bezoekers digitaal te verkrijgen op basis van een (QR)code die op de bezoekersbadges is terug te vinden. Bezoekers beslissen zelf of ze deze code al dan niet delen met de aanwezige bedrijven/organisaties.

Informatie over het gebruik van deze feature is te vinden in het company dashboard op de afstudeerbeurs website (na inloggen met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie). Gelieve deze handleiding te downloaden en over te maken aan de vertegenwoordigers op de beursvloer. Het is van belang dat ze deze handleiding grondig nalezen.

De cv’s van bezoekers die bij registratie hun toestemming hebben gegeven om het cv te delen, zullen na afloop van de beurs kunnen worden gedownload via het company dashboard.

cv’s van bezoekers mogen enkel gebruikt worden voor rekruteringsdoeleinden binnen het bedrijf, en mogen niet verkocht of doorgegeven worden.

Uw bedrijfspagina

De informatie op uw bedrijfspagina wordt geconsulteerd door bezoekers aan de beurs ter voorbereiding van hun bezoek. U kan uw company profile aanvullen door in te loggen op uw company dashboard met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie.

Afbouw

Het demonteren van de standen kan:

• de avond na de beurs vanaf 19u tot 24u
• op vrijdag 28 maart vanaf 8u tot 12u

Laden verloopt opnieuw via poort 8 en ND7 aan de achterzijde van Hal 1. De poort van Hal 1 zal opengaan van zodra er geen bezoekers meer aanwezig zijn in de hal (vanaf 19u).

 

We wensen jullie een succesvolle deelname aan de afstudeerbeurs / de Job Market for Young Researchers / de Ghent Capital of Technology corner / de North Sea Port Talent corner / de TechTransfer & Gentrepreneur lane / de Levenslang leren beurs!

Met vriendelijke groet
Ann, Katrien, Dirk en Hanne

 

Webbanners - social media templates

Wenst u uw aanwezigheid op de beurs kenbaar maken op uw website of via social media? Hieronder kunt u verschillende templates downloaden door op de afbeelding te klikken en dan via rechtermuisklik --> afbeelding opslaan.